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快速检索 轻松查找删除重复数据

由于重复输入或粘贴等原因,Excel 2007工作表往往存在重复的数据或记录。如果工作表的规模比较大,手工查找和删除重复数据很难做到;完全彻底”。不过这个问题对Excel 2007来说则是;小菜一碟”,因为它的几个新功能可以轻松解决这类问题。

  1、标识重复数据

  打开工作表,选中可能存在重复数据或记录的区域。单击;开始”选项卡中的;条件格式”打开菜单,在;突出显示单元格规则”子菜单下选择;重复 值”,打开如图1所示对话框。在左边的下拉列表中选择;重复”,在;设置为”下拉列表中选择需要设置的格式(例如;绿填充色深绿色文本”),就可以在选中 区域看到标识 重复值的效果,单击;确定”按钮正式应用这种效果。

快速检索 轻松查找删除重复数据图1 对;重复值”选项卡进行设置

  2、筛选重复数据

  如果需要进一步识别并删除重复数据,可以根据上面的标识结果将数据筛选出来:选中按上述方法标识了重 复数据的待筛选区域,单击;数据”选项卡中的;筛选”按钮,使筛选区域首行的各单元格显示下拉按钮。接着单击某个下拉按钮打开菜单,选择;按颜色筛选”子 菜单中的;按字体颜色排序”,即可将存在重复数据或记录的行筛选出来,这时就可以查看并手工删除重复数据了。

  3.自动删除重复数据

  Excel 2007提供了名为;删除重复项”的功能,它可以快速删除工作表中的重复数据,具体操作方法是:选中可能存在重复数据或记录的区域,单击;数据”选项卡中 的;删除重复项”按钮,打开如图2所示对话框。如果需要保留若干完全相同记录中的一条,然后将剩余的相同记录全部删除,必须将如图2中的列标题全部选中, 点击;确定”后,会弹出对话框显示删除结果。

快速检索 轻松查找删除重复数据图2 对;删除重复项”进行勾选

  如果记录中有一列(或几列)存在相同数据,想保留一条记录并删除剩余记录,请将这些列在如图2中的列标题(例如;地址”)或列标(例如;E”)选中,;确定”后就会保留一条记录并将多余的全部删除(如图3)。

快速检索 轻松查找删除重复数据图3 多余的重复记录已经被删除

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