献给老师 Word 2010批量处理成绩单

每到期末，老师们又要开始填写学生成绩报告单了，学生数很多，一张一张手工填写是一件很繁锁的事。其实，用Word的;邮件合并”功能，让Word 2010和Excel 2010协同工作，可以实现成绩报告单;批处理”，省时省力，轻松完成学生成绩报告单的填写工作。

　　一、制作学生成绩统计表

　　运行Excel 2010，新建一个工作表，命名为;学生成绩统计表”，然后将班级、学生姓名和各科成绩等信息输入表格，并以;学生成绩统计表.xlsx”为文件名，保存在硬盘中备用(图1)。

图1 制作学生成绩统计表

　　二、绘制学生成绩报告单

　　运行Word 2010，单击;页面布局”，切换到;页面布局”功能区，单击;页面设置”右侧的小箭头，弹出;页面设置”窗口，根据实际需要设置好页边距和纸张大小（如图2）。

图2 页面设置

　　单击;确定”按钮，返回Word 2010编辑窗口，根据;学生成绩.xlsx”表头中的有关项目，绘制一张学生成绩报告单(图3)，并保存为;学生成绩报告单.docx”。

图3 绘制学生成绩报告单

三、批量处理学生成绩报告单

　　第一步：打开刚才建立的;学生成绩报告单.docx”，单击;邮件”，切换到;邮件”功能区，单击;选择收件人”，并在弹出的下拉菜单中选择 ;使用现有列表”（如图4），弹出;选取数据源”窗口，找到并选中前面创建的;学生成绩统计表.xlsx”，单击;打开”按钮（如图5），这时会弹出;选 择表格”窗口，选择;学生成绩统计表[md:content]rdquo;，单击;确定”按钮（如图6）。

图4 选择收件人

图5 选择数据源

图6 选择表格

　　第二步：返回Word 2010编辑窗口，将光标定位到学生成绩报告单需要插入数据的位置，然后单击;插入合并域”按钮，在下拉菜单中单击相应的选项，将数据源一项一项插入成绩报告单相应的位置(如图7)。

图7 插入数据源

　第三步：单击;完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择;编辑单个文档”，弹出;合并到新文档”小窗口，根据实际需要选择;全 部”、;当前记录”或指定范围，单击;确定”按钮（如图8），完成邮件合并，系统会自动处理并生成每位学生的成绩报告单，并在新文档中一一列出(图9)， 接下来只要连上打印机打印就大功告成了（如图10）。

图8 完成邮件合并

图9 批量生成报告单

图10 打印成绩报告单

　　小提示：单击;完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择;打印文档”，可以直接批量打印成绩报告单，选择;发送电子邮件”，可以将批量生成的成绩报告单通过邮件发送给指定的收件人。

　　呵呵，这样批处理成绩报告单是不是多快好省，方便又快捷，如果老师们正被繁琐的期末工作搞得焦头烂额，就赶快行动，去感受自动化办公的乐趣和便捷吧！