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小技巧:Word中分节符的奇妙用法

      在对Word文档进行排版时,经常会要求对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置,例如要设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚,或重新分栏排版等。这时,如果通过;文件”菜单中的;页面设置”来改变其设置,就会引起整个文档所有页面的改变。

 

  实际问题

  前几天,有一同事要我帮他设置一文档版面,该文档由文档A和文档B组成,文档A是文字部分,共40页,并要求纵向打印,文档B包括若干图形和一 些较大的表格,要求横向打印。同时,文档A和文档B要采用不同的页眉。还好,他已经将文档A和文档B按要求分别设置好了页面格式,只要求将文档B插入到文 档A的第20页,并要求统一编排页码。

  解决办法

  如果根据常规操作,先打开文档A,将插入点定位在20页的开始部分,执行插入文件操作,但得到的结果是文档B面目全非,即文档B的页面设置信息 全部变为文档A的页面设置格式。在这种情况下,要在文档A中重新设置插入进来的文档B是很费时、费力的,而要分别打印文档A和文档B,统一自动编排页码的 问题又很难解决。这时,利用Word的;分节”功能,很容易地解决了这个问题。其操作步骤如下:

 

  1. 打开文档B,在文档末尾插入一个分节符。

  2. 全部选中后按[复制]按钮。

  3. 打开文档A,并在19页的末尾也插入一个分节符。

  4. 将光标定位在A文档20页的开始部分,执行;粘贴”操作。

  几点说明

  通过以上操作,就将文档B完整地插入到了文档A中,并且文档A和文档B都保持了原来的页面设置信息,而新文档A的页码随内容多少自动重新进行了 编排。解决该问题的关键是分别在文档A和文档B的适当位置插入了;分节符”,将文档分成几个不同的;节”。下面就Word中;节”的概念及插入;分节符” 时应注意的问题作如下说明:

 

  1. ;节”是文档格式化的最大单位(或指一种排版格式的范围),分节符是一个;节”的结束符号。默认方式下,Word将整个文档视为一;节”,故对文档的页面 设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局,只需插入;分节符”将文档分成几;节”,然后根据需要设置每;节”的格式即可。

 

  2. 分节符中存储了;节”的格式设置信息,一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。

  3. 插入;分节符”的步骤如下:

   (1)单击需要插入分节符的位置。

   (2)单击;插入”菜单中的;分隔符”命令,打开;分隔符”对话框。

  (3)在;分节符类型”中选择需要的分节符类型,分别为:;下一页”:分节符后的文本从新的一页开始;;连续”:新节与其前面一节同处于当前页中;;偶数页”:分节符后面的内容转入下一个偶数页;;奇数页”:分节符后面的内容转入下一个奇数页。

  4. 插入;分节符”后,要使当前;节”的页面设置与其他;节”不同,只要单击;文件”菜单中的;页面设置”命令,在;应用于”下拉列表框中,选择;本节”选项即可。

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